MEMBANGUN TIM EFEKTIF

Oleh : Dra.ENNY  HABIBAH,MM

PENDAHULUAN

Diklat kepemimpinan diberikan kepada pejabat atau calon pejabat  untuk mengembangkan kompetensi  kepemimpinannya sesuai dengan jenjang jabatannya. Pada diklat kepemimpinan Tingkat IV .adalah mengembangkan kompetensi kepemimpinan pejabat struktural eselon IV yang berperan dalam melaksanakan tugas dan fungsi kepemerintahan diinstansinya masing-masing, pada level  eselon IV kompetensi kepemimpinan berada pada level Operasional, yaitu kemampuan membuat perencanaan kegiatan instansi dan memimpin keberhasilan implemtasi pelaksanaan kegiatan tersebut.

Melalui diklat kepemimpinan pola baru ini peserta mendapatkan lima agenda pembelajaran, dan setiap agenda terdiri dari beberapa mata diklat, salah satu mata diklatnya adalah Membangun Tim Efektif.

Mata diklat Membangun Tim Efektif diberikan kepada semua jenjang diklat kepemimpinan mulai dari diklat Pim IV,  III , II  dan I.   Dan secara kelembagaan  belum menyediakan modul sebagai acuan bagi peserta maupun widyaiswara,  namun telah diberikan bahan ajar secara personal oleh widyaiswara,  kepada peserta diklat  dan widyaiswara disarankan agar dapat  memberikan pengayaan, pengembangan,   materi  kediklatan sebagai pelengkap materi pembelajaran

Pada diklat kepemimpinan pola baru,  mata diklat membangun tim efektif  merupakan salah satu mata diklat yang sangat penting, karena dalam melaksanakan proyek perubahan peserta harus melakukan pembentukan tim efektif.

Membangun tim efektif bukanlah suatu hal yang mudah, karena dalam prosesnya kita dihadapakan pada beberapa hambatan, baik dari faktor interen maupun faktor eksternal. Untuk itu peserta diklat harus diberikan pembekalan yang cukup agar mereka dapat membangun tim yang efektif.

Tulisan ini  tidak terlalu banyak mengungkapkan tentang asal muasal, pengertian dan  teori-teori dalam membangun tim efektf , tapi bagaimana  membangun tim yang efektif,  hal-hal apa saja yang harus diperhatikan, hambatan apa yang nanti akan dihadapi, dan bagaimana cara mengatasi masalah-masalah yang dapat menghambat kegiatan tersebut.

Melalui tulisan ini diharapkan dapat  menambah pemahaman tentang materi membangun tim efektif  yang belum tertuang  dalam bahan ajar  yang telah diberikan kepada peserta diklat kepemimpinan Tk.IV  Angkatan 25 Provinsi Kepulauan Bangka Belitung tahun 2017

MEMBANGUN  TIM  EFEKTIF

 Teamwork   adalah kemampuan sekelompok individu dalam bekerjasama untuk meraih Visi bersama, Suatu kemampuan untuk mengerahkan keberhasilan setiap individu menuju tujuan-tujuan organisasi , tim work yang efektif akan menghasilkan produktifitas, kualitas dan loyalitas.

Agar dapat membangun sebuah tim yang yang efektif  diperlukan lebih dari sekedar mengumpulkan orang-orang yang tepat, sebab tujuan utama dari leadership sebenarnya adalah menciptakan lingkungan dimana setiap individu anggota  mau bekerjasama kooperatif  dan kolaboratif.

Untuk membangun sebuah tim yang efektif  diperlukan komunikasai, (Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi/pesan dari suatu pihak kepada pihak lain melalui media tertentu). Yang perlu dingat dimana komunikasi terdiri dari unsur-unsur : 1) komunikator atau pengirim bisa juga disebut sender. 2) adanya pesan yang mau dikomunikasikan. 3) adanya saluaran atau chanel komunikasi. 4) adanya kontek yang melindungi komunikasi. 5) Adanya gangguan/noise. 6) adanya komunikan/receiver atau penerima dan 7) adanya umpan balik dan dampak.

Komunikasi yang efektif akan terjadi apabila terdapat aliran informasi dua arah antara komunikator dan komunikan dan informasi tersebut sama-sama direspon sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut (komunikator dan komunikan)

Agar komunikasi kita efektif diperlukan beberapa teknik antara lain:  1)kita harus memahami tujuan berkomuniaksi. 2)mengenali komunikan. 3)Berorientasi pada tema.4) menyampaikan tema dengan jelas. 5)menggunakan alat bantu yang sesuai. 6) menjadi pendengar yang baik. 7)Memusatkan perhatian. 8)Menghindari gangguan. 8)Membuat suasana menyenangkan dan 9) Memamnfaat bahasa tubuh yang benar.

Untuk membangun komunikasi yang efektif juga ada prinsif-prinsif yang harus diperhatikan, yaitu : clarity atau jelas, understandability/ mudah dipahami, flow memiliki alur yang runtut dan yang tak kalah pentingnya adalah cohession atau sesuai dengan konteks.

 Dalam komunikasi kita juga sering dihadapkan pada  adanya gangguan-gangguan, baik itu dari sipengirim sendiri, seperti : wawasan yang terbatas, pesan yang tak menarik, istilah yang tak dimengerti, kesalahan dalam memilih media dan psikologis. Gangguan bisa juga dari pihak si penerima, antara lain kurang trampil mengartikan pesan, wawasan yang terbatas, terlalu sibuk sehingga fokus  pada satu hal, dan bisa juga karena pesan yang diterima terlalu banyak.

Komunikasi itu sendiri bisa berbentuk verbal, seperti komunikasi lisan, komunikasi tulisan dan ada juga komunikasi non verbal yang bisa berupa gerakan tubuh, isyarat, pakaian dan lain sebagainya.

Dalam berkomunikasi kita harus bersikap dan berorientasi pada kebenaran (truth), tulus, kesungguhan, ketenangan, percaya diri, mau mendengar dengan baik serta ramah.dan yang perlu diingat juga dalam komunikasi ada hambatan yang bersifat interpersonal, seperti adanya perbedaan persepsi, perbedaan status, sikap dispensif dan ketidak mampuan mendengar, dan hambatan yang bersifat organisasi, dapat terjadi karena tingkat hirarki, otorisasi, manajemen dan spesialisasi kerja.

Untuk membangun komunikasi yang efektif  perlu melakukan beberapa strategi antara lain: ketahui mitra bicara (audience), kemudian ketahui tujuan, perhatikan konteks, pelajarai kulture dan pahami bahasa.

Untuk membangun tim yang efektif harus dilakukan langkah-langkah antara lain:

1).Setiap tim harus bekerja dengan suatu struktur yang memadai oleh sebab itu harus Membuat Struktur Tim.2) Mengumpulkan informasi, penilain  dari anggota untuk mengetahui kelemahan dan kekuataannya.3) Membicarkan kebutuhan, tim harus membicarakan secara terbuka.4) Merencanakan sasaran dan menetapkan cara pencapainnya. Dan 5) Mengembangkan keterampilan dengan memusatkan pengembangan keterampilan untuk menciptakan tim bekerja yang tangguh.

 Selain melakukan langkah-langkah tersebut diperlukan juga keterampilan dalam Membangun Tim, yaitu kesadaran untuk mengembangkan kelompok, klasifikasi peran, pemecahan masalah, konsensus dalam pengambilan keputusan, mengatasi konplik dan lakukan evaluasi hasil.sehingga untuk membentuk tim yang solit perlu dilakukan,

  1. Pengorbanan

Untuk mencapai hasil diperlukan pengorbanan, untuk memperoleh  hasil yang kecil diperlukan pengorbanan yang kecil. Jika anda ingin hasil yang besar maka diperlukan pengorbanan yang besar.Pengorbanan waktu, tenaga, pikiran maupun materi mutlak diperlukan untuk mencapai tim yang solid, sesolid apakah tim anda sangat tergantung dari seberapa besar pengorbanan anda untuk tim anda.

  1. Manajeman Waktu

Membangun tim yang solid tidak membutuhkan waktu yang sedikit , namun butuh proese terencana dan strategis yang matang bukan mengalir bagai alir begitu saja, namun terdapat 3 fase dalam manajemen waktu

  1. Fase seleksi awal
  2. Fase pembimbingan
  3. Fase sukses
  4. Pengembangan diri

Hampir tidak ada seseorang di dunia ini yang ingin masibnya begitu-begitu saja, karena hampir semua orang ingin maju dan berkembang,system jenjang karir dan training pengembangan diri yang jelas membuat anggota tim  lebih termotivasi.

  1. Tidak mementingkan diri sendiri

Egoisme merupakan sifat mendasar dari diri manusia, semua orang ingin dirinya yang paling untung, untuk membentuk tim yang solid  sifat egois harus di hindarkan. Leader harus mengarahkan kerjasama tim yang harmonis, pendekatan-pendekatan yang persuasive  wajib dilaksanakan oleh seorang leader dalam suatu tim. Keterbukaan komunikasi menjadi kunci suksesnya kerjasama.

  1. Pemberdayaan

Kerja bukan lagi suatu kewajiban, akan tetapi lebih kearah kebutuhan, sikap ketua  yang cuek terhadap anggotanya menimbulkan sikap anggota merasa tidak dibutuhkan  oleh ketua, hal tersebut sangat tidak baik bagi pembentukan tim yang solid, begitu juga dengan pelimpahan tugas yang berlebihan menimbulkan sikap anggota yang merasa diperbudak oleh ketuanya. Pemberdayaan yang berkeadilan merupakan solusi tepat dalam hal ini.

  1. Pengembangan system kerja

System kerja yang berkembang sesuai kebutuhan akan mempermudah tim dalam melaksanakan tugas sehari-hari. Ketidak jelasan system kerja menyebabkan target tidak tercapai dampaknya adalah motivasi anggota akan menurun, waktu kerja yang di butuhkan lebih panjang, dalam hal ini leader bertugas menyelesaikan target harian yang sudah di tetapkan, serta mengevaluasi system kerja yang berjalan untuk pemngembangan berikutnya.

  1. Konpensasi yang berkeadilan dan berbasis kinerja

Konpensasi besik yang layak merupakan dasar keamanan tim, pemberian konpensasi tepat waktu sesuai dengan kontrak mutlak diperlukan.

Konpensasi berbasis kinerja sangat layak dan diaplikasikan dalam suatu tim untuk membutuhkan motivasi dan semangat kerja.

Tim menjadi solid dan langgeng bila terpenuhi beberapa syarat antara lain;1) terbangunnya semangat kerja seluruh anggota tim, 2) terbangunnya sikap saling mempercayai sesama tim. 3) terbangun ikatan hati diantara sesama anggota tim.4) seluruh anggota tim berkontribusi sesuai dengan kemampuan masing-masing.adanya profesionalisme, memiliki rasa rendah hati,saling memotivasi, adanya komitmen yang kuat dan sering melakukan diskusi.

Agar tim menjadi lebih efektif ada beberapa syarat   harus diperhatikan:

  1. Walau ada keragaman keanggotaan tim namun dengan suatu tujuan
  2. Tujuan yang berorientasi pada tantangan
  3. Keterlibatan aktif para anggota tim
  4. Uraian peran dan koordinasi anggota tim yang jelas
  5. Komunikasi yang baik
  6. Kepemimpinan yang handal

Jika kita ingin melihat apakah tim yang kita bangun itu efektif dapat dilihat dari Ciri-ciri  sebagai berikut :

  1. Adanya Kesamaan visi dan misi kerja
  2. Prioritas perhatian dan tindakan pada suatu yang terbaik buat organisasi
  3. Anggota berkomitmen tinggi pada pekerjaan/tujuan
  4. Anggota dapat hidup berdampingan dalam keragaman
  5. Tim yang kuat sebagai magnit talenta

Tim yang sudah terbentuk tidak mustahil akan terjadi perpecahan  hal ini bisa disebabkan oleh antara lain :

  1. Memiliki visi dan cara pandang yang berbeda
  2. Interest/keinginan yang berbeda, tidak siap melihat realita perbedaan
  3. Tidak mudah atap tasi baik antar personal maupun dgn sistem yg baru
  4. Keterbukaan belum muncul
  5. Sifat pribadi yang buruk (egois, pelik, iri dll)
  6. Terburu-buru tanpa perhitungan
  7. Tidak adanya komunikasi yang baik
  8. Mau menonjolkan diri
  9. Tidak mau menerima kelebihan orang lain
  10. Tidak percaya sesama rekan kerja

Kerja Tim dan Sukses Bersama

  1. Kepemimpinan yang kuat , setiap tim kerja membuthkan seorang leader yang kuat, peral leader memastikan bahwa gerak langkah semua anggota mengarah pada pencapaian tujuan.
  2. Tujuan bersama, sebagai leader anda perlu membangun sebuah visi dan sasaran.
  3. Aturan Permainan, secara bersama menetapkan rules oh the game yang jelas, mulai dengan menyusun kultur apa yang ingin di bangun, dan berlaku bagi semua tim.
  4. Rencana kerja, tentukan pembagian tugas, wewenang serta akuntabilitas masing-masing dan sekaligus menyusun actionplan yang perlu dikerjakan oleh setiap anggota tim.
  5. Dukungan pengambilan resiko, apakah anda bersedia mendukung resiko yang diambil oleh rekan lain selama alternatif yang ia ambil mengarah pada pencapaian hasil.
  6. 100% keterlibatan & Inklusi, apapun yang terjadi, anda perlu memiliki komotmen untuk melibatkan 100% dalam tim kerja anda.

            Dari uraian diatas dapat ditarik suatu  Kesimpulan bahwa tim kerja yang solid adalah :

                        1.Punya komitmen yang kuat

                        2.Kejelasan wewenang dan tanggung jawab

                        3.Terdapat komunikasi yang baik

                        4.Tersedia sarana dan prasarana yang baik

  1. Terdapat dukungan dari masing-masing organisasi dan stekeholder
  2. Semua aktivitas terdokumentasi dengan baik.

 

Comments